Reparaturvorgang

Beispiel für einen Reparaturdurchlauf

Als Navigationszentrale wird WIN-Rep vom Anwender beliebig auf seinem Desktop platziert, wobei die tägliche Arbeit primär in der Reparaturmaske stattfindet.

 Nachdem ein defektes Gerät eingegangen ist, wird der vorgang als Reparaturauftrag erfasst:

Als erstes wird der Kunde ausgewählt. Die Adresse kann bei Bedarf auch direkt im Auftrag geändert werden. Eine Lieferadresse kann über die Auswahl eines zweiten Kunden dazugenommen werden. Nun werden die Gerätedaten erfasst, Hersteller, Typ und Serien-Nr. sind Pflichteingaben, alle weiteren Angaben erfolgen nach Bedarf. Einige Felder wie z.B. Klasse und Fehlercode werden durch Schlüsseltabellen unterstützt, so dass eine einfache Auswahl per Doppelklick möglich ist. Es erfolgt eine vorläufige Einstufung ob es sich um eine Garantie-, eine kostenpflichtige, eine Kulanz- oder eine Reparatur im Rahmen einer erweiterten Garantie handelt.
Angaben zur Garantie können als Zeitraum oder/und festes Datum gemacht werden.

Die Begriffe im Zubehörbereich können firmenindividuell eingestellt werden, wobei bis zu acht feste Begriffe zur Verfügung stehen. Zusätzlich kann eingesandtes Zubehör in einem eigenen Textfeld notiert werden.
Möchten Sie dem Eigentümer eine Reklamation z.B. für fehlendes Zubehör mitteilen können Sie dies im hierfür vorgesehenen Textfeld erfassen.

Für interne Notizen die außerhalb Ihres Hauses niemanden interessieren steht ebenfalls ein eigenes Textfeld zur Verfügung.

Nachdem das Gerät erfasst ist, wird eine Eingangsbestätigung für den Kunden erstellt  und für die Bearbeitung in Ihrem Haus ein Reparaturauftrag.

Wenn sich herausstellt, dass eine als Garantie eingereichte Reparatur keine solche ist, können Sie dies dem Eigentümer mitteilen und fragen ob er einen Kostenvoranschlag für die Reparatur wünscht.

Für die Erstellung des Kostenvoranschlags werden Arbeitszeit und Versandkosten erfasst. Für die benötigten Teile wird auf die Artikelstammdaten zugegriffen.

Nach der der Erfassung wird der Kostenvoranschlag erstellt:

Die Texte für die Eingangsbestätigung, das Anschreiben KV und den Kostenvoranschlag sind im Firmenstamm abgelegt. Vor Erstellung des Ausdruckes bestimmen Sie ob Sie die Ausgabe mit Firmenkopf und AGB wünschen. Die Formulare können auch direkt als Fax ausgegeben werden (entsprechende technische Ausstattung vorausgesetzt).

Benötigte Ersatzteile können aus dem Kostenvoranschlag übernommen oder einzeln erfasst werden:

Pro Teil bestimmen Sie ob es berechnet und ob es gedruckt wird. Über den Typ erfassen Sie die Beschaffung: RMA, RGA, Bestellung oder ab Lager. Handelt es sich um ein Teil das im Rahmen von RMA oder RGA vom Hersteller ersetzt wird, werden die Daten automatisch in die entsprechende Verwaltung übernommen. Sollte sich eine Artikel-Nr. ändern, oder Sie bauen ein anderes als das Originalteil ein, besteht die Möglichkeit eine abweichende Artikel-Nr. für das ausgebaute Teil zu erfassen. Selbstredend können auch die Serien-Nummern der Teile gespeichert werden.

Ebenso wie die Teile werden die aufgewendeten Zeiten erfasst:

Nach Abschluss der Reparatur wird die Rechnung erstellt:

Es ist auch eine Festpreisvereinbarung möglich – hier können Sie dann bestimmen ob die Positionen für Zeiten und Teile zusätzlich angegeben werden sollen, selbstverständlich ohne Einzelpreise.

Die zur Rechnungserstellung herangezogenen Artikelnummern für Arbeitszeiten, Festpreis und besondere Zustände wie verweigerte oder abgelehnte Kostenvoranschläge werden im Firmenstamm angegeben.

Reparaturaufträge können auch ohne eine Rechnungserstellung archiviert werden.

Rechnungen im PDF-Format
Alle gedruckten Rechnungen werden automatisch als PDF-Dateien gespeichert, so dass Sie jederzeit nochmals gedruckt werden können, auch als Rechnungskopie mit entsprechendem Vermerk.

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