Auftragsbearbeitung

WIN-Modis Auftragsbearbeitung

Von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsschreibung erfolgt die gesamte Auftragsbearbeitung in einem Programmteil. Unter Angabe von Auftrags- oder Kundennummer können Aufträge per Suchzeile schnellstens angezeigt und ausgewählt werden.


Zum gewählten Kopf werden jeweils die Positionen angezeigt

Im Suchsystem sehen Sie zum Auftragskopf die jeweiligen Positionen. Die Suche kann wahlweise sortiert nach Auftragsnummer, Kundennummer, Kundenmatchcode, Firma oder Kundenbestellnummer erfolgen. Ist der gewünschte Auftrag gefunden wird dieser einfach zur Bearbeitung übernommen.

Die Erfassung von neuen Aufträgen kann auf drei Wegen erfolgen:

  1. Manuelle Erfassung
  2. Abruf von Daueraufträgen
  3. Kopieren eines Auftrages


Manueller Weg der Auftragserfassung

Der gebräuchlichste Weg ist die manuelle Auftragserfassung, auf die wir hier näher eingehen wollen: Die erste Einstellung bei der Neuanlage eines Auftrages ist die Vorgabe des Druckkennzeichens das zugleich den Status in sich verbirgt. Es können Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Lieferschein+Rechnung, Rechnung, Gutschrift und das Freie Formular gewählt werden. Der Kunde wird durch Eingabe des Kundenmatchcodes, der Kundennummer oder durch Auswahl per Suchsystem bestimmt. WIN-Modis zeigt die Kundendaten auf dem Bildschirm und Sie haben die Möglichkeit Rechnungsadresse, USt.-ID-Nr. Zahlungskonditionen, Gesamtrabatt, Sprache, Währung und Vertreterzuordnung für den Auftrag zu ändern oder zu ergänzen. Als weitere auftragsspezifische Daten können Wiedervorlagedatum, Bearbeiterzeichen, Lieferadresse, Versandart und Kundenbestelldaten erfasst werden.


Im Erfassmodus werden von WIN-Modis automatisch neue Auftragspositionen vorgeschlagen.

Danach geht es per Maus oder Funktionstaste weiter zur Positionserfassung. WIN-Modis schlägt im Erfassmodus automatisch neue Auftragspositionen vor und Sie bestimmen durch Eingabe von Artikelnummer, Artikelmatchcode, Zeichnungsnummer oder per Artikelsuchsystem den gewünschten Artikel. Kundenbestellnummer, Menge, Mengeneinheit, Preiseinheit, Verkaufspreis (Einkaufspreis arbeitsplatzabhängig erfassbar), Positionsrabatt, Liefertermin als Tag oder Woche, Artikelbezeichnung und Langtext werden nach Bedarf ergänzt bzw. erfasst und weiter geht es wiederum per Maus oder Funktionstaste zur nächsten Position.

Die Positionserfassung kann Maus unterstützt oder auch nur Tastatur orientiert erfolgen, woraus sich eine hohe Bearbeitungsgeschwindigkeit ergibt. In einer Tabelle werden zur besseren Übersicht, oberhalb der Position, die jeweils letzten fünf Positionen angezeigt. Auch für die Arbeit mit Textbausteinen stehen wie bei den Artikelpositionen die vier Bezeichnungszeilen plus der Langtext zur Verfügung. Ein erfasster Auftrag kann nachträglich beliebig geändert werden, d.h. Positionen können eingefügt, angefügt, gelöscht und geändert werden. Das Druckkennzeichen kann für den gesamten Auftrag oder auch je Position gesetzt werden, so erhalten Sie die Möglichkeit z.B. nur einen Teil der Positionen auf einen Lieferschein zu drucken. Selbstverständlich sind auch Teilmengen innerhalb einer Position möglich.


Sofortdruck, Stapeldruck und Sammelrechnung aus einem Fenster

Der Ausdruck von Formularen kann für einen einzelnen Auftrag oder als Stapeldruck für mehrere vorbereitete Aufträge erfolgen. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und das Freie Formular können, wenn die technischen Voraussetzungen vorhanden sind, direkt per Fax ausgegeben werden. Jeder Ausdruck kann vor Ausgabe auf den Drucker auf dem Bildschirm angesehen werden.


Formularkontrolle am Bildschirm

Sie können wählen ob Liefertermin, Gewichte, Versandkosten, Summenfuß, Zahlungsbedingungen, Bilder und Serien/Chargen-Nummern gedruckt werden sollen, wobei die Voreinstellungen hierfür im Firmenstamm erfolgen. Beim freien Formular können Sie zusätzlich unmittelbar vor dem Ausdruck die „Überschrift“ bestimmen und ob Preise mitgedruckt werden sollen. Bei Bedarf können einfache Adressetiketten mit der Kundenadresse parallel gedruckt werden oder es können Päckchen-, Paketkarte und DPD Aufkleber in einen Spooler eingetragen und später von dort gedruckt werden. Zur Erzeugung von Sammelrechnungen werden gedruckte Lieferscheine herangezogen und in eine Rechnung umgewandelt. Die Abgrenzung erfolgt nach Kunde, Lieferscheindatum, Mindestwert, dem Monatsrechnungskennzeichen im Kundenstamm oder Sie markieren die gewünschten Lieferscheine in einer Tabelle. Auch Sammelrechnungen können vor dem Druck am Bildschirm kontrolliert werden.

Unabhängig von der Formularausgabe gibt es in WIN-Modis die Möglichkeit Auftragslisten abzurufen. Diese können nach Kunde, Artikel, Termin oder Warengruppe sortiert sein, alle, noch nicht gelieferte oder nur gelieferte Positionen enthalten und ganz nach Bedarf Werte, Bezeichnungen und Zeich-nungsnummer ausweisen. Selbstredend ist auch eine Abgrenzung nach gewünschter Sortierung möglich. Angebots- und Wiedervorlageliste erleichtern das Verfolgen von Vorgängen. Mit dem Auftragseingangsbuch können auf Wunsch alle Aufträge, (auch bereits berechnete) die innerhalb des einge-grenzten Zeitraumes eingegangen sind, kumuliert oder unter Ausweisung von Einzelpositionen aufgelistet werden. Wie zu erwarten, gibt es auch ein Rechnungsausgangsbuch. Hier werden die Rechnungen, unabhängig von der Übergabe in die Finanzbuchhaltung, aufgelistet. Die Summierung erfolgt getrennt nach Inland, Europäischer Union und Ausland.

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